Wie viele E-Mails bekommen Sie an einem normalen Bürotag? 10, 50 oder 100? Im letzten Fall sind es nicht nur zu viele, sondern es läuft irgendetwas schief.

Ich habe mal an einem recht arbeitsintensiven Tag meine Eingangsmails gezählt: es waren es 64 E-Mails, zu denen ich auch diverse Spam Mails sowie Anfragen über unser Kontaktformular mitzähle. Wieviele davon tatsächlich wichtig waren und bearbeitet werden mussten? Ich schätze knapp ein Viertel. Am Ende waren aber viele davon einfach nur kurze Antworten auf ein vorangegangen Thema, die eigentlich nicht notwendig gewesen wären. Ein kurzes „Danke für die Info.“ Oder „Gute Idee“, „Seh ich auch so“, Ja, mache ich“ und so weiter. Doch jedes Mal öffnet man die Mail und sieht nach, ob nicht doch noch etwas Wichtiges drinsteht. Jedes Mal entsteht eine Unterbrechung oder Ablenkung von anderen Dingen oder Aufgaben, denen man sich gerade widmet. Das ist nicht nur nervig sondern zermürbend, ja manchmal geht es sogar an die Substanz, so dass man am Abend völlig ko ist vom Büroalltag. Denn ständig steht ja die Frage im Raum, ob man nicht irgendetwas Wichtiges übersehen hat. Eine Deadline, eine Antwort auf eine wichtige Frage….

Ein anderes Phänomen in der heutigen E-Mail Kultur ist der beliebte cc-Kreis. Manche meinen, je mehr Leute in Kopie einer E-Mail stehen, hilft dabei, ein Problem zu lösen. Tatsächlich aber geht diese Idee nach hinten los. Die meisten Menschen denken, wenn sie nur Kopie gesetzt sind, „Ach, da kümmert sich schon ein anderer drum“. Und genau so ist es auch. Man überläßt die Verantwortung anderen. Man hat ja schließlich keine klare Anweisung erhalten.

Aber warum setzt man dann mehrere Kollegi*innen in Kopie? Oft frage ich mich das. Will der Absender sich nur absichern? Irgendwer wird es schon richten? Ich finde das jedenfalls anstrengend und fast schon unhöflich.

Manchmal ertappe ich mich selbst dabei, eine kurze triviale E-Mail zu versenden und besinne mich dann doch noch im letzten Moment. Aber ist es besser, den Hörer in die Hand zu nehmen und kurz den oder die Gesprächspartner*in anzurufen, um ein Anliegen zu klären? Ja, möchte ich sagen. Doch dann stelle ich mir vor, ich würde jedes Mal von meiner Arbeit unterbrochen, wenn das Telefon klinget. Dann doch lieber alles per E-Mail erledigen. In dem Falle hat man zumindest die Chance, einfach später zu reagieren.

Dennoch möchte man am liebsten an alle appellieren, nicht für jeden noch so kleinen Gedanken eine neue E-Mail zu verfassen, damit das Postfach nicht überquillt und man abends nicht noch 30 ungelesne E-Mails auf den nächsten Tag verschieben muss. Ich werde jedenfalls versuchen, mich selbst zu konditionieren.